Handleiding – Vragenlijsten – Basis

Na het inloggen komt u in direct in de cockpit terecht. De cockpit kan ook benaderd worden vanuit het menu.

Wil je meer uitleg over het beginscherm? Klik dan op de button. Lees meer De cockpit is volledig vrij in te richten: u bepaalt welke widgets er worden getoond. Het is mogelijk om widgets te tonen die gekoppeld zijn aan vragen uit één of meerdere vragenlijsten. De ingestelde widgets worden automatisch ge-updated. Aanbevolen wordt om het aantal widgets in de cockpit te beperken tot wat op één scherm past, dus zonder dat u moet scrollen. De cockpit blijft zo overzichtelijk. Type datum cockpit instellen Klik op het pijltje bij ‘Selecteer vragenlijst op datum:’ en selecteer van welke datum er moet worden uitgegaan:

• De datum wanneer de vragenlijst is aangemaakt;
• De datum wanneer de vragenlijst is ingevuld.

Periode cockpit instellen Klik op het pijltje bij ‘Periode’ en selecteer de periode waarover gerapporteerd moet worden:

• Afgelopen jaar / tertiaal / kwartaal / maand / week / 24 uur (teruggerekend vanaf heden);
• Huidig (kalender)jaar / tertiaal / kwartaal / maand / week / dag;
• Vorig (kalender)jaar / tertiaal / kwartaal / maand / week / dag;
• Alles (geen beperking);
• September t/m juli (huidige periode);
• September t/m juli (vorige periode).

De geselecteerde periode geldt voor alle widgets in de cockpit.

Voor het toevoegen van een widget aan de cockpit moeten een aantal stappen worden doorlopen.

Stap 1: Selecteer de meting

Klik op de knop ‘Widget toevoegen’. Er wordt een pop-up scherm geopend. Selecteer de klanttevredenheidsmeting waarvoor een widget op het dashboard moet worden geplaatst:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’. Er wordt een nieuw pop-up scherm getoond.

Stap 2: Selecteer type widget

Voor elke type vraag en voor het tonen van de respons, zijn er specifieke widgets beschikbaar. De volgende widgets worden onderscheiden:

• Anonimiseer vragenlijst vraag taart diagram

Lees meer

• Customer Effort Score

Lees meer

• Likertscale vraag

Lees meer

• Meerkeuze vraag (meerdere antwoorden)

Lees meer

• Meerkeuze vraag taart diagram

Lees meer

• Net Promotor Score (EU berekening)

• Net Promotor Score (US berekening)

• Net Promotor Score (EU en US berekening)

Lees meer

• Rapportcijfer (gemiddelde)

Lees meer

• Rapportcijfer (verdeling)

• Rapportcijfer trendlijn

• Rapportcijfers gewogen gemiddelde

• Rapportcijfers trend staafdiagram

• Verwijder persoonsgegevens vraag taart diagram

Less meer

• Response vragenlijst

Selecteer het type widget en klik vervolgens op de knop ‘Verder’. Er wordt een nieuw pop-up scherm getoond.

Stap 3: Selecteer vraag
(Deze stap is niet van toepassing als een widget voor de respons wordt toegevoegd)

Alleen de vragen die betrekking hebben op het geselecteerde soort widget worden getoond. Selecteer de vraag of vragen waarvoor een widget moet worden toegevoegd.

Bij de widget ‘Rapportcijfer gewogen gemiddelde’ kunnen meerdere rapportcijfervragen gecombineerd worden:

Per vraag moet een wegingsfactor aangegeven worden, het totaal van deze weging dient 100 te zijn:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’. Er wordt een nieuw pop-up scherm geopend.

Stap 4: Voeg gegevens toe

In dit scherm kunnen de volgende aanpassingen / toevoegingen gedaan worden:

Titel boven widget
Standaard wordt hier de tekst van de vraag / respons getoond. Deze kan echter naar eigen wens aangepast worden.

Voetnoot onder widget
Standaard wordt hier de naam van de vragenlijst getoond. Deze kan echter naar eigen wens aangepast worden.

Weergeven met alle gegevens (zonder gebruikersfilters)
Als hier voor wordt gekozen (aanvinken), dan zijn er geen gebruikersfilters van toepassing.

Weergeven bij alle gebruikers
Als hier voor wordt gekozen (aanvinken), dan wordt de widget bij alle gebruikers getoond. De widget kan alleen verwijderd worden door degene die hem heeft toegevoegd.

Positie widget
Door het geven van een volgnummer wordt de widget op de betreffende positie op het scherm getoond. Wordt dit niet gedaan dan wordt de widget als eerste getoond.

Breedte widget
De breedte van de widget kan uit 1, 2 of 3 kolommen bestaan.

Wilt u een kpi instellen?
Bij een aantal soorten widgets kan een kritische prestatie indicator (kpi) ingesteld worden.

Klik ten slotte op de knop ‘Toevoegen’ en de widget verschijnt in de cockpit.

Klik op de icoonin de widget:

Klik op ‘Aanpassen’:

In dit scherm kunnen de volgende aanpassingen / toevoegingen gedaan worden:

Titel boven widget
Standaard wordt hier de tekst van de vraag / respons getoond. Deze kan echter naar eigen wens aangepast worden.

Voetnoot onder widget
Standaard wordt hier de naam van de vragenlijst getoond. Deze kan echter naar eigen wens aangepast worden.

Weergeven met alle gegevens (zonder gebruikersfilters)
Als hier voor wordt gekozen (aanvinken), dan zijn er geen gebruikersfilters van toepassing en wordt alle data getoond.

Weergeven bij alle gebruikers
Als hier voor wordt gekozen (aanvinken), dan wordt de widget bij alle gebruikers getoond. De widget kan alleen verwijderd of aangepast worden worden door degene die hem heeft toegevoegd.

Positie widget
Door het geven van een volgnummer wordt de widget op de betreffende positie op het scherm getoond. Wordt dit niet gedaan dan wordt de widget als eerste getoond.

Breedte widget (kolommen)
Een widget kan in een aantal formaten op het scherm getoond worden. De widget kan maximaal drie kolommen breed zijn.

Hoogte widget (regels)
Een widget kan in een aantal formaten op het scherm getoond worden. De widget kan maximaal twee regels hoog zijn.

Wilt u een kpi instellen?
Bij een aantal soorten widgets kan een kritische prestatie indicator (kpi) ingesteld worden. Vink hiervoor de keuze aan en geef een KPI-warde in.

Klik ten slotte op de knop ‘Wijzigingen opslaan’ en de widget is aangepast.

Klik op de icoon in de widget. Klik op ‘Verwijderen’. De widget wordt direct van het scherm verwijderd:

 

Klik op de icoonin de widget. Klik op ‘Afbeelding’:

De afbeelding van de widget wordt direct gedownload en kan vervolgens geopend of opgeslagen worden.

Bij het onderdeel ‘Vragenlijsten’ kunnen alle aangemaakte vragenlijsten worden ingezien. Hier is veel informatie terug te vinden zoals de NAW- en contactgegevens, de teksten van de verstuurde berichten, de details van de meting, het proces, de betrokkenen (medewerkers, bedrijven, etc.) en de vragen.

De informatie in dit tabblad kan naar persoonlijke voorkeur getoond worden. De indeling van de kolommen kan worden aangepast. Wil je meer lezen over kolomindeling, het verplaatsen van kolommen en filtering binnen kolommen? Klik dan op de button.

Lees meer

Klik dubbel op een aangemaakte vragenlijst en de detailinformatie wordt verkregen:

Aan de bovenzijde van het scherm staan knoppen voor opslaan, het printen en om naar de vorige/volgende vragenlijst te gaan. Verder worden in dit gedeelte van het scherm de volgende gegevens getoond:

• Naam: naam van de respondent;
• Adres: adres van de respondent;
• Meting: de meting waartoe de vragenlijst behoort;
• Categorie: de categorie van het (eventuele) terugbelverzoek/signalering. Bevat standaard de waarde ‘Geen/ Nog niet ingedeeld’;
• Aantekeningen: hier kunnen opmerkingen worden vastgelegd, tevens worden opmerkingen zoals vastgelegd bij ‘Terugbelverzoeken’ hier getoond.

Let op! Afhankelijk van de instellingen kunnen naam- adres- en contactgegevens geanonimiseerd zijn. Persoonlijke gegevens worden getoond afhankelijk van de autorisaties.

In het volgende deel van het scherm worden de contactgegevens (e-mailadres(sen), en/of 06-nummer(s), en/of adres) getoond:

Door te klikken op de icoon rechts naast ’type contact’ kan direct uitgebeld worden c.q. een e-mail worden verstuurd.

Door dubbel te klikken op een regel onder ‘Typecontact’ kunnen de details van het bericht worden ingezien. Een bericht kan zijn de uitnodigings-e-mail of sms waarmee de link voor de vragenlijst is verstuurd, de herinnerings-e-mail of sms voor het invullen van de vragenlijst, etc. Het onderstaande scherm wordt geopend bij respectievelijk de e-mail en sms:

Als naar het betreffende contactgegeven (06-nummer, e-mailadres) een bericht is gestuurd dan worden de volgende gegevens getoond:

• Verstuurd aan: het contactgegeven;
• Naam respondent;
• Onderwerp (bij e-mail);
• Aangemaakt: de datum en het tijdstip wanneer het bericht is aangemaakt;
• Verstuurd (bij e-mail): de datum en het tijdstip wanneer het bericht is verstuurd;
• Afgeleverd (bij sms): de datum en het tijdstip wanneer het bericht is afgeleverd;
• Gelezen (bij e-mail): de datum en het tijdstip wanneer het bericht is gelezen;
• Mislukt: de datum en het tijdstip als het niet gelukt is om het bericht te versturen.

Let op! Het is mogelijk dat er geen gegevens worden getoond. Er is dan naar het betreffende contactgegeven geen bericht gestuurd.

Klik dubbel op een aangemaakt bericht. Het onderstaande scherm wordt geopend en de berichtteksten worden getoond.

Bij sms:

Bij e-mail:

Via de link ‘Details meting’ kunnen de detailgegevens over de meting op gevraagd worden:

Klik op de ‘+’ bij ‘Details meting’ en de detailgegevens worden getoond:

Het betreft de volgende gegevens:

• Toegangscode: dit is de code die noodzakelijk is om een vragenlijst via www.prestatiemeter.nl te kunnen invullen;
• Postcode: dit is de postcode die noodzakelijk is om een vragenlijst via www.prestatiemeter.nl te kunnen invullen;
• Aangemaakt: dit is de datum/tijdstip waarop de vragenlijst is aangemaakt dan wel de gegevens zijn geïmporteerd;
• Verwerkt: dit is de datum/tijdstip waarop de vragenlijst, na een eventuele vertraging, is verwerkt;
• Verstuurd: dit is de datum/tijdstip waarop de berichten, na een eventuele vertraging, zijn verstuurd;
• Geldig: dit is de datum/tijdstip tot wanneer de vragenlijst geldig is (kan worden ingevuld);
• Bericht: dit is de datum/tijdstip van het laatst verstuurde bericht;
• Geopend: dit is de datum/tijdstip waarop de vragenlijst-app is geopend;
• Ingevuld: dit is de datum/tijdstip waarop de vragenlijst volledig is doorlopen;
• Opt-out: dit is de datum/tijdstip waarop de opt-out is ingesteld;
• Geopend via: dit is het kanaal wat gebruikt is om de vragenlijst te openen (bijvoorbeeld sms, e-mail, etc.);
• Opt-out via: dit is het kanaal wat gebruikt is om de opt-out vast te leggen (bijvoorbeeld sms, e-mail, etc.).

Via de link ‘Details proces’ kunnen de detailgegevens op gevraagd worden:

Klik op de ‘+’ bij ‘Details meting’ en de detailgegevens worden getoond:

De getoonde gegevens zijn vaste- en vrije velden. De vaste velden zijn:

• Klantnummer;
• Achternaam;
• Tussenvoegsel;
• Voornaam;
• Ordernummer: het unieke nummer van de verleende dienst;
• Order product / dienst: omschrijving van de verleende dienst;
• Order productgroep: een verzameling van verschillende diensten;
• Order aantekeningen: een omschrijving die bij de order is vastgelegd;
• Order kanaal: specificatie hoe de order is ontvangen (telefonisch, via website, etc.);
• Order soort: kenmerk van een dienst;
• Order aangemaakt: datum wanneer de dienst is geïnitieerd;
• Order gestart: startdatum van de dienst;
• Order afgerond: einddatum van de dienst.

Of de bovengenoemde velden een waarde bevatten is afhankelijk van de aanlevering via de koppeling met het bronsysteem.

Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om een selectie op een vrij veld te maken. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:

• FreeBoolField 1 t/m 4;
• FreeDateField 1 t/m 4;
• FreeDecimalField 1 t/m 4;
• FreeTextField 1 t/m 20.

Let op! Het is mogelijk dat niet alle gegevens beschikbaar zijn. Deze worden dan niet vanuit het bronsysteem aangeleverd.

Klik op de ‘+’ bij ‘Details betrokkenen (suborders/medewerkers/leveranciers)’:

Het volgende scherm wordt getoond:

In dit scherm zijn de volgende gegevens opgenomen:

• Sub ordernummer;
• Naam medewerker;
• Afdeling of externe partij;
• Type uitvoerder: intern of extern.

Let op! Het is mogelijk dat niet alle gegevens beschikbaar zijn. Deze worden dan niet vanuit het bronsysteem aangeleverd.

Klik op de ‘+’ bij ‘Vragen’:

De vragen, antwoorden en opmerkingen worden getoond:

Door met de linker muisknop de klikken op de vraag, antwoord of opmerking wordt de volledige tekst getoond.

Let op! Het is mogelijk dat er geen antwoorden worden getoond. De enquête is dan wel aangemaakt en verstuurd maar niet ingevuld.

Het analyseren van de uitkomsten kan op twee manier:

1. Vanuit de menukeuze ‘Analyse uitkomsten;
2. Vanuit de widgets in de cockpit.

Klik in het menu op ‘Analyse uitkomsten’. Het tabblad ‘Analyse uitkomsten’ wordt geopend:

Ga als volgt te werk:

• Selecteer de meting waarvoor een analyse gemaakt moet worden;
• Geef de periode aan waarover de analyse moet plaatsvinden;
• Geeft het type datum aan: de datum wanneer de vragenlijst is aangemaakt of de datum wanneer de vragenlijst is ingevuld;
• Klik op ‘Verder’.

Het volgende scherm wordt getoond:

• Alle vragen van de betreffende meting, in de geselecteerde periode, worden getoond. Selecteer de vraag die geanalyseerd moet worden. Er kan één vraag per keer geselecteerd worden;
• Klik op de knop ‘Open analyse’;

De analyse uitkomsten worden getoond. Per kolom is het nog mogelijk om een filtering toe te passen:

Klik op de icoonin de widget. Selecteer ‘Analyse’ en vervolgens één van de keuze mogelijkheden:

Bij veel widget kan ook direct doorgeklikt worden, bijvoorbeeld in de staafdiagram:

De resultaten worden getoond:

Het is mogelijk om tijdens het invullen van een vragenlijst een terugbelverzoek of een signalering te laten genereren:

• door in de vragenlijst een vraag op te nemen waarbij de respondent kan aangeven of hij/zij teruggebeld wilt worden;
• door aan een gegeven antwoordmogelijkheid, bijvoorbeeld bij een rapportcijfervraag als een onvoldoende wordt gegeven, een signalering te koppelen.

Optioneel is het instelbaar om bij een terugbelverzoek/signalering een notificatie (e-mail) te versturen naar een medewerker op het moment dat het terugbelverzoek/signalering wordt gegenereerd. Op basis hiervan kan vervolgens direct worden gereageerd. De terugbelverzoeken en signaleringen zijn in een aparte menukeuze te raadplegen en af te handelen.

Klik in het menu op ‘Terugbelverzoeken’. Het tabblad ‘Terugbelverzoeken’ wordt geopend:

De, niet-geanonimiseerde, terugbelverzoeken/signaleringen van klanten worden getoond. Het scherm bestaat uit kolommen met gegevens. De volgende gegevens kunnen, optioneel, worden getoond:

Let op! De informatie in dit tabblad kan naar persoonlijke voorkeur getoond worden. De indeling van de kolommen kan worden aangepast. Wil je meer lezen over kolomindeling, het verplaatsen van kolommen en filtering binnen kolommen? Klik dan op de button.

Lees meer

Door dubbel te klikken op een terugbelverzoek/signalering wordt een specificatie van het verzoek verkregen:

Aan de bovenzijde van het scherm staan een aantal knoppen. Deze zijn voor:

• Het wijzigen van de status van een terugbelverzoek in ‘in behandeling’ en ‘afgehandeld’;
• Het opslaan van wijzigingen;
• Het opslaan van wijzigingen en om vervolgens direct naar het vorige terugbelverzoek te gaan;
• Het opslaan van wijzigingen en om vervolgens direct naar het volgende terugbelverzoek te gaan;
• Het printen van van een rapportage over het terugbelverzoek (in Excel of als pdf).

Verder worden in dit gedeelte van het scherm de volgende gegevens getoond:

• Gegevens uit het bronsysteem zoals ‘Ordernummer’, ‘Naam’, ‘Adres’ en ‘Contactgegevens’;
• De ‘Meting’ verwijst naar vragenlijst waarin bij een vraag / antwoord is aangeven dat er een terugbelverzoek moet worden aangemaakt;
• De ‘Datum verzoek’: deze wordt gegenereerd op het moment dat de vragenlijst is ingevuld;
• De ‘Datum in behandeling’: deze wordt gegenereerd met de knop ‘Zet in behandeling’;
• De ‘Datum afgehandeld’: deze wordt gegenereerd met de knop ‘Zet afgehandeld’;
• De ‘Categorie’: wordt gevuld door een keuze te maken uit de gedefinieerde waarden. Standaard is de ingevulde waarde ‘Geen/Nog niet ingedeeld’;
• Het veld ‘Aantekeningen’: in dit veld kan een opmerking worden toegevoegd;
• De contactgegevens. Via de iconen kan direct gebeld worden of een e-mail worden verstuurd.

In het onderste gedeelte van het scherm kan detailinformatie geraadpleegd worden van de bij het proces betrokken medewerkers / bedrijven. Ook kunnen de antwoorden op de vragen worden ingezien:

 

Met het onderdeel ‘Meting feedback’ kan een terugkoppeling aan respondenten worden gegeven over een meting.

Klik in het menu op ‘Meting feedback’. Het tabblad ‘Meting feedback’ wordt geopend:

Selecteer de meting waarover feedback gegeven moet worden:

Selecteer vervolgens de periode waarover u de resultaten wilt terugkoppelen:

Selecteer tenslotte op op welke type datum u wilt terugkoppelen:

Er zijn drie mogelijkheden:

• datum ‘aangemaakt’: dit is de datum waarop de gegevens zijn geïmporteerd en de vragenlijsten zijn aangemaakt. Zowel de respondenten die de vragenlijst hebben ingevuld als de respondenten die dat niet hebben gedaan, worden geselecteerd;
• datum ‘geopend’: dit is de datum waarop de vragenlijst is geopend. Alleen de respondenten die vragenlijst hebben geopend en deze niet volledig hebben ingevuld, worden geselecteerd;
• datum ‘ingevuld’: dit is de datum waarop de vragenlijst is ingevuld. Alle respondenten die de vragenlijst volledig hebben ingevuld, worden geselecteerd.

Klik op de knop ‘Verder’. Het volgende scherm wordt getoond:

In dit scherm wordt de e-mail opgemaakt die naar de geselecteerde respondenten wordt gestuurd.

Selecteer, door op het pijltje te klikken, de e-mail afzender:

Geef vervolgens het onderwerp aan en voer de tekst van de e-mail in, zowel met- als zonder opmaak. Indien gewenst kan en link worden toegevoegd, bijvoorbeeld naar een rapportage of infographic, etc:

Met de knop ‘Terug’ kan teruggekeerd worden naar het vorige selectiescherm, je raakt dan wel al de eventueel ingevoerd e-mailtekst kwijt. Klik op ‘Versturen berichten’ als de selectie en de tekst akkoord is. De volgende melding wordt getoond:

Klik op ‘Ja’ indien akkoord. Het volgende info-pop-up verschijnt:

Het aantal vragenlijsten dat binnen de selectie valt, wordt getoond. Ook wordt het aantal daadwerkelijke aangemaakte e-mails weergegeven. Indien een e-mail vaker binnen de selectie voorkomt, dan wordt maar één keer het bericht verstuurd. Indien bij een respondent meerdere (verschillende) e-mailadressen zijn vastgelegd, dan zal de e-mail ook meerdere keren aangemaakt worden.

De aangemaakte e-mails worden vastgelegd:

De e-mails zijn te raadplegen via menukeuze ‘Vragenlijsten’

Klik in het menu op ‘Vragenlijst telefonisch afnemen’. Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer in het bovenste gedeelte van het scherm de meting die je wilt gebruiken om telefonisch een vragenlijst af te nemen. Je kan één of meer metingen selecteren. In het onderste gedeelte van het scherm selecteer je het vrije veld waarop, bij de volgende stap, gefilterd kan worden. Je kan maar één vrij veld selecteren. Klik op de button om meer te lezen over de vrije velden. Lees meer

Klik op de button ‘Verder’ en je komt in het volgende scherm:

Afhankelijk van het in het vorige scherm gekozen vrije veld, worden de te selecteren waarden getoond. Selecteer minimaal één waarde. Met de buttons ‘Alles selecteren’ of ‘Alles deselecteren’ kunnen in één keer alle waarden geselecteerd worden of de reeds gekozen waarden gedeselecteerd. Met de button ‘Terug’ kan worden teruggekeerd naar het vorige scherm. Klik na de selectie op de button ‘Zoek (willekeurige) vragenlijst’:

In dit scherm worden de volgende gegevens getoond:

• de naam van de respondent;
• het adres van de respondent;
• de geselecteerde meting;
• de waarde van het geselecteerde vrije veld;
• de datum en het tijdstip wanneer de vragenlijst is aangemaakt;
• de datum en het tijdstip van het laatst verstuurde bericht (bijvoorbeeld de uitnodigings-e-mail);
• de datum en het tijdstip van de laatste ’telefonische afname’ contactpoging;
• de datum en het tijdstip van de laatste ‘in persoon afname’ contactpoging;
• de datum en het tijdstip tot wanneer de vragenlijst geldig is;
• de categorie. Bij het veld ‘Categorie’ kan uit een vrij te definiëren keuzelijst een waarde geselecteerd worden om bijvoorbeeld de voortgang van uitbellen te bewaken:

Meer lezen over de categorieën? Klik op de button: Lees meer

• in het veld ‘Aantekeningen’ kan een toelichting gezet worden;
• de telefoonnummers van de respondent. Achteraan de regel met het telefoonnummer staat een icoon: Door op de icoon te klikken kan (indien geïmplementeerd) uitgebeld worden.

Rechts onderaan het scherm staan vijf buttons:

• met de button ‘Terug’ wordt teruggekeerd naar het vorige scherm;
• met de button ‘Open vragenlijst’ wordt de vragenlijst geopend en kan begonnen worden met het afnemen van de vragenlijst:

• met de button ‘Afmelden vragenlijst’ kan een respondent afgemeld worden voor het afnemen van een vragenlijst (‘opt out’). Dit kan voor een specifieke meting of voor alle metingen gedaan worden. Je kan alle kanalen (contactgegevens) blokkeren of bijvoorbeeld alleen de telefoonnummers. Klik op de button voor meer informatie over het afmelden voor een vraaglijst: Lees meer
• met de button ‘Opslaan’ worden de ingevoerde gegevens zoals de categorie en de aantekeningen opgeslagen. Ook wordt de datum / tijdstip in het veld ‘Datum laatste contact poging’ geactualiseerd. De antwoorden op de vragen van de vragenlijst worden automatisch opgeslagen;
• met de button ‘Opslaan en volgende’ worden de gegevens opgeslagen en wordt op willekeurige wijze de volgende openstaande vragenlijst opgezocht.

Let op:

• Een vragenlijst wordt willekeurig (ad random) aangeboden om telefonisch afgenomen te worden. Dit is niet beïnvloedbaar;
• Een adres welke is uitgebeld maar waarbij de vragenlijst niet is ingevuld (bijvoorbeeld bij geen contact) wordt één uur lang niet meer aangeboden;
• Een vragenlijst welke is afgemeld en ingevulde vragenlijsten worden niet meer aangeboden.

Klik in het menu op ‘Vragenlijst in persoon afnemen’. Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer in het bovenste gedeelte van het scherm de meting die je wilt gebruiken om telefonisch een vragenlijst af te nemen. Je kan één of meer metingen selecteren. In het onderste gedeelte van het scherm selecteer je het vrije veld waarop, bij de volgende stap, gefilterd kan worden. Je kan maar één vrij veld selecteren. Klik op de button om meer te lezen over de vrije velden. Lees meer

Klik op de button ‘Verder’ en je komt in het volgende scherm:

Afhankelijk van het in het vorige scherm gekozen vrije veld, worden de te selecteren waarden getoond. Selecteer minimaal één waarde. Met de buttons ‘Alles selecteren’ of ‘Alles deselecteren’ kunnen in één keer alle waarden geselecteerd worden of de reeds gekozen waarden gedeselecteerd. Met de button ‘Terug’ kan worden teruggekeerd naar het vorige scherm. Klik na de selectie op de button ‘Ga naar vragenlijst overzicht’:

Klik op het adres waarvan de vragenlijst afgenomen moet worden. Het volgende scherm wordt geopend:

In dit scherm worden de volgende gegevens getoond:

• de naam van de respondent;
• het adres van de respondent;
• de geselecteerde meting;
• de waarde van het geselecteerde vrije veld;
• de datum en het tijdstip wanneer de vragenlijst is aangemaakt;
• de datum en het tijdstip van het laatst verstuurde bericht (bijvoorbeeld de uitnodigings-e-mail);
• de datum en het tijdstip van de laatste ‘telefonische afname’ contactpoging;
• de datum en het tijdstip van de laatste ‘in persoon afname’ contactpoging;
• de datum en het tijdstip tot wanneer de vragenlijst geldig is;
• de categorie. Bij het veld ‘Categorie’ kan uit een vrij te definiëren keuzelijst een waarde geselecteerd worden om bijvoorbeeld de voortgang van uitbellen te bewaken:

Meer lezen over de categorieën? Klik op de button: Lees meer

• in het veld ‘Aantekeningen’ kan een toelichting gezet worden.

Rechts onderaan het scherm staan vijf buttons:

• met de button ‘Terug’ wordt teruggekeerd naar het vorige scherm;
• met de button ‘Open vragenlijst’ wordt de vragenlijst geopend en kan begonnen worden met het afnemen van de vragenlijst:

• met de button ‘Afmelden vragenlijst’ kan een respondent afgemeld worden voor het afnemen van een vragenlijst (‘opt out’). Dit kan voor een specifieke meting of voor alle metingen gedaan worden. Je kan alle kanalen (contactgegevens) blokkeren of bijvoorbeeld alleen de telefoonnummers. Klik op de button voor meer informatie over het afmelden voor een vraaglijst: Lees meer
• met de button ‘Opslaan’ worden de ingevoerde gegevens zoals de categorie en de aantekeningen opgeslagen. Ook wordt de datum / tijdstip in het veld ‘Datum laatste contact poging’ geactualiseerd. De antwoorden op de vragen van de vragenlijst worden automatisch opgeslagen;
• met de button ‘Opslaan en volgende’ worden de gegevens opgeslagen en wordt teruggekeerd naar het scherm ‘Vragenlijst overzicht’.

Let op:

• Een adres wat is afgemeld en ingevulde vragenlijsten staan niet meer in het ‘vragenlijst overzicht’.

De volgende rapportages zijn beschikbaar:

 

• Maandrapportage
  De resultaten worden per periode van een maand getoond. Er worden maximaal 12 maanden weergegeven. Dit kan voortschrijdend of een kalenderjaar zijn.
• Kwartaalrapportage
  De resultaten worden per periode van een kwartaal getoond. Er worden maximaal 4 kwartalen weergegeven. Dit kan voortschrijdend of een kalenderjaar zijn.
• Tertiaalrapportage
  De resultaten worden per periode van vier maanden getoond. Er worden maximaal 3 tertialen weergegeven. Dit kan voortschrijdend of een kalenderjaar zijn.
• Vergelijkingsrapportage
  Hiermee kunnen onderlinge vergelijkingen gemaakt worden. Hoe verhouden de scores van bijvoorbeeld de individuele medewerkers, uitvoerende partijen, opdrachtgevers, etc. tot elkaar?
• Antwoordenrapportage
  Met deze rapportage worden alle gegeven antwoorden per vraag getoond.
• Analyse rapportage
  Met deze rapportage kunnen de resultaten per vraag nader geanalyseerd worden.
• Metingrapportage
  Met deze rapportage kunnen alle vragen en antwoorden binnen een meting getoond worden. Ook kan met deze rapportage veel aanvullende data gedownload worden;
• Terugbelverzoekrapportage
  Geënquêteerden kunnen aangeven op zij teruggebeld willen worden. Deze rapportage geeft inzicht in de voortgang en afhandeling van deze verzoeken.

De resultaten worden per periode van een maand getoond. Er worden maximaal 12 maanden weergegeven. Dit kan voortschrijdend of een kalenderjaar zijn.

Klik in het menu op ‘Maandrapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden. Er zijn de volgende mogelijkheden:

1. Als de data van het huidige kalenderjaar getoond moet worden, selecteer het betreffende jaar en vervolgens de maand december;
2. Als een voortschrijdend overzicht getoond moet worden kies dan de laatst afgesloten periode. De data van de laatste 12 maanden worden getoond;

• Selecteer of uitgegaan moet worden van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het onderste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn drie vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.
• Voor ‘Medewerkers’ en ‘Uitvoerende partijen’ kunnen de resultaten optioneel per medewerker / uitvoerende partij gespecificeerd worden.
• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De maandrapportage heeft 3 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten per vraag per maand;
• 2e tabblad: grafische presentatie per vraag;
• 3e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

De resultaten worden per periode van een kwartaal getoond. Er worden maximaal 4 kwartalen weergegeven. Dit kan voortschrijdend of een kalenderjaar zijn.

Klik in het menu op ‘Kwartaalrapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden. Er zijn de volgende mogelijkheden: 1: Als de data van het huidige kalenderjaar getoond moet worden, selecteer het betreffende jaar en vervolgens de maand december. 2: Als een voortschrijdend overzicht getoond moet worden kies dan de laatst afgesloten periode. De data van de laatste 12 maanden worden getoond;
• Selecteer of moeten worden uitgegaan van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het onderste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen een aantal filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn drie vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.
• Voor ‘Medewerkers’ en ‘Uitvoerende partijen’ kunnen de resultaten optioneel per medewerker / uitvoerende partij gespecificeerd worden.
• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De kwartaalrapportage heeft 3 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: grafische presentatie per vraag;
• 3e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

De resultaten worden per periode van 4 maanden getoond (januari t/m april, mei t/m augustus en september t/m december). Er worden maximaal 3 tertialen weergegeven. Dit kan voortschrijdend of een kalenderjaar zijn.

Klik in het menu op ‘Tertiaalrapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden. Er zijn de volgende mogelijkheden: 1: Als de data van het huidige kalenderjaar getoond moet worden, selecteer het betreffende jaar en vervolgens de maand december. 2: Als een voortschrijdend overzicht getoond moet worden kies dan de laatst afgesloten periode. De data van de laatste 12 maanden worden getoond;
• Selecteer of moeten worden uitgegaan van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het onderste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen een aantal filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn drie vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.
• Voor ‘Medewerkers’ en ‘Uitvoerende partijen’ kunnen de resultaten optioneel per medewerker / uitvoerende partij gespecificeerd worden.
• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De tertiaalrapportage heeft 3 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: grafische presentatie per vraag;
• 3e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

 

Hiermee kunnen onderlinge vergelijkingen gemaakt worden. Hoe verhouden de scores van bijvoorbeeld de individuele medewerkers, uitvoerende partijen, opdrachtgevers, etc. tot elkaar?

Klik in het menu op ‘Vergelijkingsrapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden;
• Selecteer of moeten worden uitgegaan van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

• Kies waarop de vergelijking gemaakt moet worden:

• Er zijn drie vaste velden waarop een vergelijking kan worden gemaakt:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.

• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar om een vergelijking op te maken. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. De volgende vrije velden zijn beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het onderste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen een aantal filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn drie vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.
• Voor ‘Medewerkers’ en ‘Uitvoerende partijen’ kunnen de resultaten optioneel per medewerker / uitvoerende partij gespecificeerd worden.
• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De vergelijkingsrapportage heeft 2 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

Met deze rapportage worden alle gegeven antwoorden per geselecteerde vraag getoond.

Klik in het menu op ‘Antwoordenrapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden;
• Selecteer of moeten worden uitgegaan van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het onderste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen een aantal filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn drie vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.
• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De antwoordenrapportage heeft 2 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

Met deze rapportage kunnen de resultaten per vraag nader geanalyseerd worden.

Klik in het menu op ‘Analyserapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden;
• Selecteer of moeten worden uitgegaan van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het onderste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen een aantal filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn drie vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden.
• Voor ‘Medewerkers’ en ‘Uitvoerende partijen’ kunnen de resultaten optioneel per medewerker / uitvoerende partij gespecificeerd worden.
• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De analyserapportage heeft 2 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

Met deze rapportage kunnen alle vragen en antwoorden binnen een meting getoond worden.

Klik in het menu op ‘Metingrapportage’. Het 1e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden;
• Selecteer of moeten worden uitgegaan van datum ‘Aangemaakt’ of van datum ‘Ingevuld’:

Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ en het 2e selectiescherm wordt geopend:

• Selecteer de vragen waarover gerapporteerd moet worden; dit kan door de gewenste vragen met de rechter muisknop te selecteren of op de knop ‘Alles selecteren’ te klikken.

In het middelste gedeelte van het 2e selectiescherm kunnen een aantal filters ingesteld worden:

• Of deze filters ook daadwerkelijk gebruikt kunnen worden is afhankelijk of de data uit het bronsysteem kan worden verkregen. Wordt het betreffende gegeven niet via de koppeling of handmatige upload aangeleverd, dan kan op dit gegeven niet worden gefilterd. Er zijn vier vaste filter-mogelijkheden:
  – Medewerkers;
  – Uitvoerende partijen;
  – Eigen dienst en/of derden;
  – Status vragenlijst.

• Naast de bovengenoemde vaste velden zijn er ook veel vrije velden beschikbaar. In de vrije velden kan specifiek gewenste informatie worden vastgelegd. Deze informatie kan zowel via de koppeling als via de upload worden aangeleverd. Aan vrije velden kan een eigen veldlabel (omschrijving) worden gegeven. Bij de rapportages is het mogelijk om ook op deze vrije velden te filteren. Voor vragenlijsten zijn de volgende vrije velden beschikbaar:
  – FreeTextField 1 t/m 20.

In het onderste gedeelte van het scherm kan optioneel bij deze rapportage aangegeven worden of:

• persoonsgegevens (naam en contact) gemaskeerd moeten worden (standaard aangevinkt);
• persoonsgegevens (straat en huisnummer) gemaskeerd moeten worden (standaard aangevinkt);
• terugbelverzoek info opgenomen moet worden;
• leveranciers (ext) info opgenomen moet worden;
• medewerkers (ext) info opgenomen moet worden;
• afdelingen (int) info opgenomen moet worden;
• medewerkers (int) info opgenomen moet worden;
• type uitvoerder info opgenomen moet worden;
• vragen op basis van hun positie in de vragenlijst of alfabetisch (standaard) getoond moeten worden;
• de invoegvelden in de vragenlijsten ingevuld moeten worden.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De metingrapportage heeft 2 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: de selecties.

Voorbeeld:

Geënquêteerden kunnen aangeven op zij teruggebeld willen worden. Deze rapportage geeft inzicht in de voortgang en afhandeling van deze verzoeken.

Klik in het menu op ‘Terugbelverzoekrapportage’. Het selectiescherm wordt geopend:

Het selectiescherm van de rapportage wordt geopend:

• Selecteer de gewenste meting;
• Selecteer de periode waarover de data getoond moet worden;
• Selecteer de status(sen) van het terugbelverzoek waarover gerapporteerd moet worden:
  – Nieuw;
  – In behandeling;
  – Afgehandeld;
• Selecteer de categorie(ën) waarover gerapporteerd moet worden. De categorieën zijn zelf te definiëren, bijvoorbeeld:
  – Geen / Nog niet ingedeeld;
  – Klacht over dienstverlening;
  – Opmerking;
  – Overig;
  – Vraag;
  – Werkzaamheden nog niet afgerond.

Klik vervolgens op de knop ‘Download rapportage (Excel)’.

De terugbelverzoekrapportage heeft 2 tabbladen:

• 1e tabblad: de resultaten;
• 2e tabblad: de selecties.

Voorbeeld: