Handleiding – Algemeen

Om voor de 1e keer te kunnen inloggen ontvangt u van 3WA een inlognaam en een wachtwoord. Gebruik de volgende link voor het verkrijgen van het inlogscherm: https://dashboard.3wa.nl/:

Na het inloggen komt u direct in de cockpit van het dashboard:

In het beginscherm treft u de volgende informatie aan:

• In het veld ‘Omgeving’ de naam van uw bedrijf / bedrijven. Achter dit veld staat de knop om de betreffende omgeving te herladen;
• Uw inlognaam;
• Een knop om de helpfunctie te activeren;
• Een knop om uit te loggen;
• Een balk (links) voor het menu;
• Een balk (rechts) voor het nieuws over updates;
• Een knop voor het toevoegen van widgets (‘metertjes’);
• Selectiemogelijkheden voor type datum en periode t.b.v. widgets;
• Widgets.

Door op de rechter balk met ‘App info’ en pijltje ‘>‘ te klikken, kunt u nieuws inzien over de laatste- en toekomstige wijzigingen in de software:

Klik op de linker balk met ‘Menu’ en pijltje ‘>‘. Het menu klapt open:

Door op de balk met het ‘+’ of ‘-’-teken te klikken wordt het menu van het betreffende hoofdonderdeel open- en dicht geklapt. Klik vervolgens op het gewenste onderdeel en er wordt een nieuw tabblad geopend, bijvoorbeeld:

Het onderdeel wordt weer afgesloten door op het kruisje te klikken in de rechter bovenhoek van de betreffende tab.

Tabbladen voor het raadplegen van de aangemaakte afspraakberichten en vragenlijsten zijn opgebouwd uit kolommen met gegevens. Er kunnen veel kolommen, optioneel, worden getoond. Dit kunnen kolommen met de standaard velden zijn, zoals:

Of kolommen met de vrij in te richten velden, zoals de FreeTextFields:

Klik op de button om meer te lezen over de vrije velden. Lees meer

Het selecteren van de gewenste gegevens voor op het scherm gaat als volgt:

• Ga met de muis naar de kop van een kolom; er verschijnt dan een pijltje;
• Klik op het pijltje en er verschijnt een drop-down menu;
• Ga vervolgens met de muis naar ‘Kolommen’. Nu verschijnt er een drop-down menu met de namen van de kolommen die getoond kunnen worden. Selecteer vervolgens de gewenste kolommen.

 

De nieuwe kolomindeling wordt blijvend vastgehouden indien met de ‘Uitloggen’-button wordt uitgelogd.

Kolommen kunnen binnen een tabblad op een gewenste positie geplaatst worden. Selecteer (via de kolomkop), met de linker muisknop, de te verplaatsen kolom en sleep deze naar de gewenste positie:

De nieuwe kolomindeling wordt blijvend vastgehouden indien met de ‘Uitloggen’-button wordt uitgelogd.

Op de kolommen in een tabblad kan gefilterd worden:

• Ga met de muis naar de kop van een kolom; er verschijnt dan een pijltje;
• Klik op het pijltje en er verschijnt een drop-down menu;
• Selecteer ‘Filters’ en geef een tekst / waarde in.

Bij dit onderdeel kunnen bepaalde contactgegevens geblokkeerd worden voor het versturen van berichten.

Klik in het menu ‘Instellingen’ op ‘Opt-Out beheer’. Het tabblad ‘Opt-out beheer’ wordt geopend:

Voer het contactgegeven (06-nummer, e-mailadres, etc.) in, welke geblokkeerd moet worden. Bij 06-nummers moet het internationale format gehanteerd worden: +316………

Het is mogelijk om in één keer alle contracten / diensten voor het betreffende contactgegeven te blokkeren (bijvoorbeeld zowel blokkeren voor het ontvangen van enquêtes als voor het ontvangen van afspraakberichten). Klik dan op de knop ‘Toevoegen (alle diensten)’:

Het is ook mogelijk om het contactgegeven bijvoorbeeld alleen te blokkeren voor het enquêteren maar niet voor het ontvangen van afspraakberichten. Klik in dit geval op de knop ‘Selecteer een dienst’ en selecteer het contract waarvoor een opt-out moet worden toegevoegd:

Klik op de knop ‘Toevoegen’ als, in dit voorbeeld, alle mogelijke vragenlijsten moeten worden geblokkeerd.

Klik op de knop ‘Selecteer subdienst / selectie / meting’ als, in dit voorbeeld, een specifiek klanttevredenheidsonderzoek moet worden geblokkeerd.

Selecteer vervolgens de betreffende meting en klik op de knop ‘Toevoegen op basis van bovenstaande selectie’:

Tenslotte wordt de volgende pop-up verkregen:

Voer het contactgegeven (06-nummer of e-mailadres) in welke gedeblokkeerd moet worden. Bij 06-nummers moet het internationale format gehanteerd worden: +316………

Klik vervolgens op de knop ‘Verwijderen’.

De volgende pop-up wordt verkregen:

Voor het contactgegeven (06-nummer of e-mailadres) kan gecontroleerd worden of deze is geblokkeerd. Bij 06-nummers moet het internationale format gehanteerd worden: +316……… en klik vervolgens op de knop ‘Aanwezig?’:

Indien niet aanwezig dan wordt onderstaande pop-up getoond:

Indien wel aanwezig dan wordt aangegeven welke diensten zijn geblokkeerd en per wanneer:

Aan de app en / of de uitnodigings-email voor de vragenlijst kan een link toegevoegd worden waarmee de respondent zelf een opt out kan instellen. Dezelfde toepassing wordt ook gebruikt bij het telefonisch- en in persoon afnemen van een vragenlijst. In een aantal stappen kan bij de respondent de persoonlijke instellingen voor de onderzoeken aangepast worden. Per contactgegeven wordt ingesteld hoe vaak de respondent benaderd wil worden. Na het aanklikken van de link of de betreffende button wordt het volgende scherm verkregen:

Met de button ‘Terug naar vragenlijst’ keer je terug naar de in te vullen vragenlijst. Klik op de button ‘Mijn instellingen’ om de persoonlijke instelling aan te passen:

Met de button ‘Terug’ keer je terug naar het vorige scherm. Je kan één of meerdere contactgegevens selecteren; bijvoorbeeld alleen de telefoonnummers als de respondent niet gebeld wil worden. Klik vervolgens op ‘Verder’:

Met de button ‘Terug’ keer je terug naar het vorige scherm.  Selecteer de gewenste frequentie van het onderzoek. Klik op ‘Verder’ om door te gaan naar de volgende stap:

Met de button ‘Terug’ keer je terug naar het vorige scherm. Geef aan of de instelling alleen voor het lopende onderzoek geldt of dat de instelling bij alle (toekomstige) onderzoeken van toepassing is. Klik vervolgens op ‘Instellingen opslaan’:

Met de button ‘Terug’ keer je terug naar het vorige scherm. Klik op ‘Terug naar vragenlijst’ om terug te keren.

Klik in het menu ‘Instellingen’ op ‘Wachtwoord aanpassen’. Het tabblad ‘Wachtwoord aanpassen’ wordt geopend:

Vervolgens kan het wachtwoord aangepast worden.

Klik in het menu ‘Instellingen’ op ‘Contractverbruik’. Het tabblad ‘Contractverbuik’ wordt geopend:

• Selecteer het contract / de dienst;
• Selecteer de periode waarover het verbruik opgevraagd moet worden;

Klik op de knop ‘Laat verbruik zien’. Het volgende scherm wordt getoond:

Het verbruik wordt als volgt onderverdeeld:

• Aantal geïmporteerd: het aantal in het systeem geïmporteerde en / of geüploade records;
• Extra berichten (van records met meer dan één bericht): per geïmporteerd record mag er standaard één bericht verstuurd worden. Als er bij een record meer berichten worden verstuurd, bijvoorbeeld een herinnering of een sms gelijktijdig met een e-mail, dan worden deze aantallen hier vermeld;
• Extra berichten (groter dan één bericht): het betreft de extra sms-berichten die verstuurd worden omdat de maximale berichtgrootte is overschreden;
• Aantal aangemaakte SMS-berichten;
• Aantal aangemaakte e-mailberichten;
• Aantal aangemaakte brieven;
• Verhouding SMS en e-mail.

Klik in het menu ‘Instellingen’ op ‘Dienst-/metingverbruik’. Het tabblad ‘Dienst-/metingverbruik’ wordt geopend:

• Selecteer de dienst / meting;
• Selecteer de periode waarover het verbruik opgevraagd moet worden;

Klik op de knop ‘Laat verbruik zien’. Het volgende scherm wordt getoond:

Het verbruik wordt als volgt onderverdeeld:

• Aantal geïmporteerd: het aantal in het systeem geïmporteerde en / of geüploade records;
• Extra berichten (van records met meer dan één bericht): per geïmporteerd record mag er standaard één bericht verstuurd worden. Als er bij een record meer berichten worden verstuurd, bijvoorbeeld een herinnering of een sms gelijktijdig met een e-mail, dan worden deze aantallen hier vermeld;
• Extra berichten (groter dan één bericht): het betreft de extra sms-berichten die verstuurd worden omdat de maximale berichtgrootte is overschreden;
• Aantal aangemaakte SMS-berichten;
• Aantal aangemaakte e-mailberichten;
• Aantal aangemaakte brieven;
• Verhouding SMS en e-mail.

Klik in het menu ‘Dashboard’ op ‘Handmatige upload’. Het tabblad ‘Handmatige upload’ wordt geopend. Selecteer vervolgens een dienst (meting) en klik op de knop ‘Verder’:

Het onderstaande scherm wordt geopend. Klik op de link ‘hier‘ om een voorbeeld te downloaden van de indeling van het upload-bestand:

Open het gedownloade Excel-bestand:

Het bestand moet voldoen aan een bepaalde indeling. Op basis van de kolomnamen (eerste regel) worden de gegevens (tweede regel en verder) verwerkt. Een aantal kolommen zijn verplicht. De kolomvolgorde is niet van belang. Wel dienen de gegevens in aaneengesloten kolommen gevuld te worden vanaf de eerste kolom. Vul het bestand met de gewenste gegevens en sla het bestand op.

Selecteer vervolgens het bestand en kies de juiste tijdzone (deze staat standaard voor Nederland ingesteld). Klik op ‘Upload en valideer het bestand’:

Controleer de resultaten. Indien alles akkoord is, klik dan op de knop ‘Verstuur het bestand’. De onderstaande pop-up verschijnt:

Klik op de knop ‘Ja’. De gegevens worden direct verwerkt.

 

Er zijn vrije velden beschikbaar voor:

• Afspraakberichten;
• Automatische enquête;
• Data objecten;
• Unifiedberichten.

Deze velden kunnen gebruikt worden voor de koppeling met velden uit de brondatabase. Ook is het mogelijk om de vrije velden te gebruiken bij een handmatige upload. Aan de vrij te gebruiken velden kan een eigen naam (een label) gegeven worden.

De vrije velden kunnen de volgende types hebben:

• FreeBoolField (4x);
• FreeDateField (4x);
• FreeTextField (20x);
• FreeDecimalfield (4x).

Klik in het menu ‘Instellingen’ op ‘Veldlabels’. Het tabblad ‘Veldlabel instellingen’ wordt geopend:

Het tabblad heeft de volgende kolommen:

• SaaS Service: Dit betreft de service waarvoor het veld gebruikt kan worden;
• Veld: de naam van het veld;
• Label: de door u gewenste naam voor het vrije veld;
• Veld weergeven: door een vinkje te zetten wordt aangegeven of het veld in het dashboard getoond moet worden;
• Actief: door een vinkje te zetten wordt aangegeven dat het label actief (= in gebruik) is;
• Anonimiseren: door een vinkje te zetten wordt aangegeven of het veld geanonimiseerd moet worden bij het handmatig anonimiseren of na het invullen van de vragenlijst (indien dit door de respondent is aangegeven);
• Persoonsgegevens verwijderen: door een vinkje te zetten wordt aangegeven of het veld verwijderd moet worden bij het handmatig anonimiseren of na het invullen van de vragenlijst (indien dit door de respondent is aangegeven).

Voorbeeld
Stel: in het vrije veld ‘FreeTextField1’ wordt het nummer van het huurcontract vastgelegd. Het label van dit vrije veld moet de naam ‘Huurcontractnummer’ krijgen. Ga als volgt te werk:

Klik met de rechter muisknop dubbel in de kolom ‘Label’ achter het veld ‘FreeTextField1’ en voer de omschrijving in:

Zet een vinkjes in het hokjes in de kolommen ‘Veld weergeven’ en ‘Actief’ en desgewenst in de kolommen ‘persoonsgegevens verwijderen’ en / of ‘Anonimiseren’ en klik op ‘Opslaan’:

Het veldlabel is nu geactiveerd.

Bij het onderdeel ‘Handmatig item aanmaken’ is het mogelijk om voor een dienst een individueel item aan te maken, bijvoorbeeld een afspraakbericht of een link voor de enquête. Dit onderdeel is bedoeld voor het testen van de dienst en niet voor het individueel toesturen van een bericht of enquête.

Selecteer een dienst en klik op de knop ‘Handmatig item aanmaken’.

Het volgende scherm wordt geopend en de beschikbare parameters worden getoond:

Welke velden noodzakelijk zijn is afhankelijk van de in de berichtteksten gebruikte parameters. Minimaal noodzakelijk zijn de contactgegevens (telefoonnummer en/of e-mailadres).

Klik vervolgens op de knop ‘Maak vragenlijst aan’. De volgende pop-up wordt getoond:

Klik met de linker muisknop op de link (of kopieer de link en plak deze in de browser) en de vragenlijst kan nu bekeken worden. De vragenlijst wordt ook gestuurd naar het betreffende contactgegeven.

Het volgende scherm wordt geopend:

Welke velden noodzakelijk zijn is afhankelijk van de in de berichtteksten gebruikte parameters. Minimaal noodzakelijk zijn de contactgegevens (telefoonnummer en/of e-mailadres) en de afspraakgegevens (datum, tijdstip).

Klik vervolgens op de knop ‘Verstuur afspraakbericht’. De volgende pop-up wordt getoond:

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. Door de AVG krijgen burgers meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. Hun privacyrechten zijn versterkt en uitgebreid. Ook staat in de AVG wat de voorwaarden zijn voor organisaties om persoonsgegevens te mogen verwerken. In de AVG staat verder onder meer dat persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard mogen worden. Het is daarom van belang dat persoonsgegevens die zijn gebruikt voor het versturen van berichten en / of vragenlijsten, na afronding van het proces geanonimiseerd worden.

Alle informatie die kan herleiden naar de respondent, zoals bijvoorbeeld de naam-, adres- en contactgegevens maar ook data zoals een order- of huurcontractnummer, kunnen geanonimiseerd worden. Het anonimiseren gebeurt bij de ‘vaste’ velden zoals de naam-, adres- en contactgegeven-velden, maar kan ook, optioneel, uitgevoerd worden bij de vrij in te richten velden. Belangrijk is dat bij het onderdeel ‘Veldlabels’ per vrij veld wordt aangegeven of anonimiseren gewenst is. Lees meer

Klik in het menu ‘Instellingen’ op ‘Handmatig anonimiseren’. Het tabblad ‘Handmatig anonimiseren’ wordt geopend:

Het is mogelijk om data te anonimiseren bij:

• de vragenlijsten;
• afspraakberichten;
• unified berichten.

Selecteer de dienst / meting waarvan data geanonimiseerd moet worden:

Vink de anonimiseer-methode(n) aan. Er zijn twee methoden beschikbaar:

• Alleen persoonsgegevens verwijderen;
• Alle tot persoon herleidbare gegevens verwijderen.

Let op! Er kan maar één van de twee van bovenstaande methoden gekozen worden. Realiseer je dat bij ‘Alleen persoonsgegevens verwijderen’ de gegevens van de klant niet volledig geanonimiseerd zijn. Er is dan (bijna) altijd nog een relatie te leggen tussen bericht / vragenlijst en klant door bijvoorbeeld het order- of huurcontractnummer.

Zijn in eerste instantie alleen de persoonsgegevens verwijderd dan is het later nog mogelijk om alsnog alle herleidbare gegevens te verwijderen. Selecteer ‘Alle tot persoon herleidbare gegevens verwijderen’ en zet een vink bij ‘Anonimiseer opnieuw’:

Selecteer tenslotte de periode waarbinnen de persoonsgegevens geanonimiseerd moeten worden:

Klik op de knop ‘Start het anonimiseren’. De volgende pop-up wordt getoond:

Klik op ‘Ja’. Als het anonimiseren is afgerond verschijnt het volgende info-scherm:

Na anonimiseren wordt de data als onderstaand getoond. De contactgegevens worden gedeeltelijk gemaskt. De postcode-cijfers en de woonplaats blijven zichtbaar en kunnen gebruikt worden voor analyses:

De persoonsgegevens kunnen ook automatisch, na een in te stellen wachtperiode, geanonimiseerd worden. Zie hiervoor de handleiding ‘3WA – Beheerdershandleiding, Instellingen bewerken’.